WhatsApp als intern communicatiemiddel voor het MKB

WhatsApp, de bekende mobiele chatapplicatie, wordt inmiddels door meer dan 1,5 miljard mensen gebruikt. De handige communicatietool is populair in familie- en vriendenkringen en vele andere privé gerelateerde groeperingen.
Er zijn ook veel bedrijven die de bekende chat-applicatie gebruiken als interne. Omdat het sneller is dan de klassieke communicatie via e-mail. En niemand hoeft het te leren, want iedereen gebruikt het al jaren. Maar is
WhatsApp echt zo’n effectief intern communicatiemiddel als iedereen denkt? Is deze consumentenoplossing wel geschikt voor het mkb?

Snel contact met één of meerdere collega’s

WhatsApp is een ideale oplossing als je iemand snel nodig hebt. Je kunt met individuele collega’s een gesprek starten, maar je kunt ook groeps-chats aanmaken, bijvoorbeeld één voor elke afdeling. WhatsApp is een laagdrempelig communicatiemiddel dat volop wordt gebruikt op de werkvloer omdat iedereen het kent. De bestaande infrastructuur maakt het ook aantrekkelijk.

Omdat deze chatapplicatie gratis te gebruiken is, maakt dit aspect het beeld van het ideale interne communicatiemiddel compleet.  Een groepsapp aanmaken in WhatsApp is binnen 1 minuut gedaan. Je kunt dus prima met je collega’s, voor bijvoorbeeld een afdeling, een WhatApp groep aanmaken om met elkaar te communiceren. Het lijkt inderdaad een perfecte toevoeging naast de klassieke e-mail en een prima vervanging van de gedateerde SMS-berichtendienst. Maar…

Consumentengebruik of zakelijke toepassing?

Het wordt lastiger als je kijkt naar de voorwaarden waaraan een zakelijke communicatietool vandaag de dag moet voldoen. Gegevensbeheer en dataveiligheid zijn daarbij essentieel. Het draait namelijk allemaal om het vooral veilig delen van kennis en informatie. Dit staat in elke vorm van zakelijke communicatie centraal. Dat is echt een verschil met consumentcommunicatie waarbij elke chat vrijblijvend, incompleet, onbelangrijk en zelfs vergeten mag worden.

Een groeps-chat bijvoorbeeld is wel handig in het gebruik, maar alleen als de chat zodanig wordt opgeslagen dat ook collega’s die later aan de groep worden toegevoegd, de chathistorie kunnen terugkijken of kunnen doorzoeken. Anders dreigen bijlagen verloren te gaan of te worden vergeten terwijl deze belangrijke kennisdragers kunnen zijn. Eigenlijk herhaalt zich dan wat jarenlang al met het e-mailverkeer gebeurt: Je mailbox als opslag voor projecten, opmerkingen, bestanden, enz. E-mail is niet bedoeld als direct messaging oplossing. E-mail is letterlijk vergelijkbaar met de ouderwetse brievenbus zoals we die allemaal bij ons thuis hebben. Daar komt post binnen die we uit de brievenbus halen. Dus de brievenbus wordt dagelijks geleegd. Dat hadden de bedenkers van e-mail eigenlijk ook in het hoofd toen ze e-mailing uitvonden. Alleen is dat behoorlijk uit de hand gelopen. Bij gebrek aan alternatieven is de mailbox inmiddels een rommelbak geworden.

Als je zakelijk chat, is er meestal sprake van een gegronde reden om te communiceren. Er dient iets te worden afgestemd of een probleem te worden opgelost. Er ontstaat kennis en informatie die later voor vergelijkbare situaties nuttig kan zijn. Het kunnen structureren en archiveren van deze informatie is bij WhatsApp niet mogelijk.

Een andere beperking van WhatsApp is dat de hoeveelheid groeps-apps op een gegeven moment zo groot kan worden dat je het overzicht verliest. Ook hier ontstaat dan behoefte aan structuur die in WhatsApp ontbreekt.

Veiligheid

Het is heel belangrijk om je te realiseren dat WhatsApp-data op buitenlandse servers wordt opgeslagen. De vraag is of dit nog wel voldoet aan de veiligheidseisen van een moderne onderneming. Mede om deze reden heeft de Zwitserse overheid in december 2021 haar overheidsinstanties verboden om WhatsApp te gebruiken. In andere landen wordt deze maatregel bij de hoogste instanties beoordeeld. De verwachting is dat degelijke consumententools niet meer zal worden toegestaan.

En door de ontbrekende integratie met andere informatie- en databronnen is geen centrale opslag van informatie, kennis en gesprekken mogelijk, maar wordt data alleen op individuele mobile devices opgeslagen. Iets wat in de zakenwereld ondenkbaar is.

Ook is geen overkoepelende zoekfunctie beschikbaar, waardoor het terugvinden van informatie problematisch is. Verder kunnen geen prioriteiten worden meegegeven aan gesprekken en zijn er geen centrale en groep-georiënteerde agenda’s beschikbaar.

WhatsApp mist de noodzakelijke structuren en functies om als zakelijke oplossing echt acceptabel te zijn. Ook met betrekking tot dataveiligheid voldoet WhatsApp niet aan de huidige standards die gelden voor ondernemingen. Om nog maar niet te spreken over de nieuwe wet- en regelgeving met betrekking tot data-veiligheid, die toekomstig zelfs door accountants moet worden getoetst en geaccordeerd als onderdeel van de jaarlijkse controle.

Centrale communicatie

Interne communicatie heeft in organisaties de afgelopen jaren een steeds hogere prioriteit gekregen. Er is een nieuwe trend herkenbaar: Het is de verwachting dat interne communicatie in de aankomende 5 jaar één van de belangrijkste speerpunten van een onderneming gaat worden.

De krapte op de arbeidsmarkt maakt dat bedrijven medewerkers beter willen binden aan het bedrijf. In een onderzoek dat we in 2021 hebben gehouden onder 40 bedrijven in diverse branches (waaronder maakindustrie en machinebouw) blijkt dat 87% van alle deelnemende ondernemingen de volgende problemen zien:

• Ik kan mijn mensen in de fabriek (vaak 80% van het personeel) niet bereiken
• Mijn medewerkers krijgen daardoor het idee dat zij niet worden gehoord en hun mening niet telt.
• De Teamleiders hebben de taak bedrijfsinformatie aan hun team door te geven. Deze ‘doorgeefluik’-oplossing is niet betrouwbaar en is ook alleen één richting.
• Er is meestal alleeen een top-down-communicatielijn. Medewerkers kunnen op berichtgeving niet reageren.
• Medewerkers hebben vaak niet de middelen om digitaal met het management of de directie te communiceren.

Wat nog aanzienlijk wordt onderschat: De interne en externe communicatie zijn sinds de invoer van het hybride werken hét primaire proces in elke organisatie geworden. Het is tijd de door de pandemie in alle overhaast opgetuigde (vaak kostbare of onveilige) digitale communicatievormen te stroomlijnen en te structureren. Zorg ervoor dat je hele organisatie bereikbaar is en dat iedereen met elkaar veilig, betrouwbaar en snel kan communiceren en samenwerken. Met name de mensen op de werkvloer of in de buitendienst, de zogenaamde non-desk-medewerkers (medewerkers die niet over een laptop of pc op hun werklocatie beschikken), worden vaak vergeten bij het opzetten van communicatiekanalen. Zij zijn lastig bereikbaar. Dus maak gebruik van een oplossing waar iedereen bereikt kan worden.

Resumeé

Een chatapplicatie is een heel beperkte en onveilige oplossing. Er komt zoveel meer bij kijken. Interne en externe communicatie zou veel hoger op de agenda van een bedrijf moeten staan. Als er vanuit directie of MT een communicatie beleid wordt bepaald en men de diverse doelgroepen binnen en buiten een bedrijf als groep ziet die geïnformeerd, geënthousiasmeerd en gemotiveerd moet worden, dan is er een grote stap gezet. Laten we eerlijk zijn: Met WhatsApp worden deze uitdagingen alleen voor een heel klein gedeelte en voor de korte termijn opgelost. De tijdwinst die Whatsapp oplevert door het gebruiksgemak, gaat ruimschoots verloren door het zoeken van eerder gedeelde informatie en bestanden. Uiteindelijk levert het dus geen enkel voordeel op.

De beste oplossing is een centraal platform specifiek voor communicatie en samenwerking. Voor heel grote ondernemingen is dat doorgaans Microsoft. Voor kleinere bedrijven, het klassieke MKB dus, is dat inmiddels te duur en veel te complex.
Er zijn betere oplossingen. Kijk bijvoorbeeld eens naar comvay360. Met comvay360 bieden we een community platform aan waarin je je eigen interne communicatie kunt inrichten. Deel je berichten via een Intranet (geactiveerd binnen minuten), mobiel via je smartphone, via beeldschermen in de kantine of via andere kanalen. Werk, chat, agendeer of spreek via videoverbinding met elkaar af. Sla bestanden veilig op en deel ze met specifieke groepen, collega’s of klanten. Verhoog je klantenbinding door eenvoudig klantenportalen met directe toegang tot bestanden, chats en storingsdiensten aan je klanten beschikbaar te stellen.

We sparren graag! Neem contact met ons op!