Van klei en zand
naar bits en bytes

Hoe een traditionele machinefabriek de digitale transformatie met comvay360 aanpakt.

De Boer Machines Nederland, een traditierijke onderneming, heeft in 2018 de eerste stappen gezet richting een digitale transformatie. Nu, 3 jaar later, zochten wij het gesprek om erachter te komen hoe ze het ‘nieuwe werken’ bevalt. Een interessant gesprek over klei, bakstenen, nieuwsbrieven per post en -vooral- mensen.

De Boer Machines Nederland is een van de oudste machinebouwers van Nederland. Het in het Gelderse Wijchen gevestigde bedrijf bouwt sinds 1936 machines. Vanaf 1947 specialiseerde de onderneming zich op het ontwikkelen en produceren van machines voor de keramische industrie. De Boer Machines kreeg al snel een reputatie als innovatief bedrijf. Men dacht met de klant mee en ontwikkelde nieuwe technologieën om het productieproces en de kwaliteit van bakstenen te verbeteren. De machines van De Boer worden breed ingezet binnen de baksteen industrie.

Tegelijkertijd bleef men op een aantal gebieden bewust traditioneel werkzaam. Sommige zaken werkten ogenschijnlijk al vele jaren prima. Waarom veranderen? Met name interne, ondersteunende processen zijn lang onveranderd gebleven. Eén van die processen was de interne communicatie.

Brieven verzenden per post

“De interne communicatie was bij De Boer heel traditioneel georganiseerd. Veel informatie werd nog via nieuwsbrieven over de reguliere post met medewerkers gedeeld.” Dat vertelt ons Peter Nas, als hoofd ICT verantwoordelijk voor alle proces ondersteunende systemen: van tekstverwerker en boekhoudsysteem tot overkoepelende server- en ERP-systemen. Het verbeteren van het interne communicatieproces was iets dat niet alleen bij hem hoog op het verlanglijstje stond. Ook de directie merkte dat er iets moest gebeuren.

Nas vertelt verder: “Nieuwsbrieven per post versturen betekende dat de informatie meestal relatief laat bij de ontvanger aankwam. Op een gegeven moment werd duidelijk dat hierdoor problemen gingen ontstaan. Mensen waren onvolledig geïnformeerd of ze hadden de nieuwsbrief helemaal niet ontvangen of gelezen. Daarom zijn we op zoek gegaan naar een oplossing om het interne communicatieproces te centraliseren en te verbeteren.”

Totaaloplossing

“We hebben onderzoek gedaan naar verschillende oplossingen die beschikbaar waren, zoals intranetoplossingen, mobiele appjes, oplossingen om informatie via beeldschermen te publiceren en andere deeloplossingen”, licht Nas toe. “Voor alles waren meerdere oplossingen op de markt, maar we waren eigenlijk op zoek naar één totaaloplossing waarin alle gewenste functies waren samengebracht. Die te vinden was best wel lastig”, vertelt Nas verder: “Tot we op een gegeven moment in contact kwamen met het bedrijf Comvay. Comvay biedt een platform waarin alle functies die wij zochten gecombineerd beschikbaar waren. De doorslag voor onze keuze voor Comvay was toen vooral gebaseerd op het feit dat we alle gewenste functionaliteit in één platform konden krijgen. Dit jaar is het platform gemoderniseerd en flink uitgebreid. Daar waren we zeer blij mee.”

En Microsoft365 dan?

“Jazeker, Microsoft365 stond natuurlijk ook op ons lijstje”, licht Nas toe. “Microsoft heeft natuurlijk een veel bredere scope en biedt als marktleider een bepaalde zekerheid. ‘Het is Microsoft, dan zal het wel goed zijn’, wordt vaak genoemd als argument”, vertelt Nas. “Maar je kiest dan voor een systeem dat door het immens grote aanbod aan technische mogelijkheden een zeer complexe implementatiefase kent die daardoor om uitgebreide en Microsoft-specifieke ICT-expertise vraagt. Iets dat tijdrovend en kostbaar is. Na implementatie is het voor een standaardgebruiker niet zondermeer mogelijk om Microsoft365 op eenvoudige wijze in z’n geheel te gebruiken, zónder uitgebreide training. Systeem- en applicatiebeheer van een Microsoft365-omgeving is een dagtaak voor ICT-beheer.”

“Microsoft heeft wel stappen gemaakt en heeft getracht om het eenvoudiger te maken qua structuur en gebruik, maar ze missen echter nog steeds de totaalintegratie en met name de eenvoud voor de gebruiker om het toe te passen.”

“Dat was dan ook voor ons een heel belangrijke, zo niet dé belangrijkste reden, om voor comvay360 te kiezen; we wilden een oplossing die door elke gebruiker eenvoudig kan worden gebruikt en beheerd, ook al ben je geen ICT-specialist.”

Wat maakt comvay360 zo bijzonder?

“Het grootste verschil tussen comvay360 en andere systemen zit hem vooral in het feit dat eenvoud en integratie altijd leidend zijn bij comvay360”, vervolgt Nas zijn uitleg.

“Allereerst de implementatie. Binnen 3 dagen was het platform ingericht. Alle informatie zat erin en alle gebruikers waren aangemaakt. Dat heb ik bij een platform van deze omvang nog niet eerder meegemaakt. De geïntegreerde onboarding van nieuwe gebruikers en de intuïtieve werkwijze van het platform maken dagen van trainingen en workshops overbodig. Een korte toelichting is voldoende. Verder is er natuurlijk de unieke combinatie van functionaliteit die comvay360 biedt is voor ons een heel belangrijke reden geweest om voor het systeem te kiezen. Zo biedt het platform een volledig versleutelde en veilige opslag in Nederland. Iets wat voor ons heel belangrijk is. Waar we verder veel gebruik van maken zijn de functies voor het delen en verspreiden van kennis binnen de organisatie, een eigen intranet-omgeving.

In combinatie met een medewerker-app waarmee wij onze medewerkers over allerlei onderwerpen op de hoogte kunnen houden. De bedrijfsbrede chat- en video meeting mogelijkheden en de koppeling met social media-kanalen maken het voor ons een perfecte centrale oplossing voor unified communications”, zegt Nas.

Klantenportaal

“Niet alleen voor interne communicatie, maar ook voor externe communicatie naar onze klanten toe. Wij gebruiken het platform inmiddels namelijk ook als klantenportaal om informatie aan klanten beschikbaar te stellen en tekeningen en documenten met hen uit te wisselen, omdat het systeem heel laagdrempelig en eenvoudig door klanten kan worden gebruikt. Wanneer een klant inlogt is direct heel duidelijk waar hij zijn informatie kan vinden. Comvay360 sloot naadloos aan bij de wensen die we op dat vlak hadden. Daarom hebben we ook voor de externe communicatie naar onze klanten toe voor het platform gekozen.”

Medewerkers terughoudend

“We gebruiken ook de medewerker-app van comvay360. In het begin waren de medewerkers zeer terughoudend. Men was niet zomaar bereid een mobiele app van de baas op een privé mobiel te zetten.

En toch steeg de acceptatie van deze app gestaag, omdat collega’s die de app wél gebruikten sneller op de hoogte waren van gebeurtenissen op de zaak. Daardoor groeide het gebruik binnen 8 maanden van 15% naar meer dan 90%”, vertelt Nas en vervolgt: “Daarbij kunnen we medewerkers nu ook persoonlijk bereiken, waardoor we de mogelijkheid hebben om mensen individueler aan te spreken en niet meer alleen puur zakelijk en in het algemeen.”

Onderscheidend vermogen

Wij vroegen Peter Nas of hij concreter kon beschrijven waar het onderscheidend vermogen van comvay360 voor De Boer machines vooral in zit:

“Het onderscheidend vermogen is bij comvay360 niet aan de hand van één bepaalde functie aan te geven”, zegt Nas. “Ik moet er dan een aantal noemen. Centraal in het systeem staan de ‘Rooms’. Een room kun je zien als, letterlijk, een ‘kamer’”, vervolgt Nas zijn toelichting. “Je kunt een room aanmaken voor elke klant, voor elk project of voor een afdeling. Maar ook voor een speciaal evenement. Of bijvoorbeeld voor de Ondernemingsraad. Of één room voor alle medewerkers, waarin informatie wordt gedeeld met iedereen – en men vragen kan stellen via de room-chat. Echt heel handig.”

“Voor elke room kun je bepaalde functionaliteiten aan of uit te zetten. Zoals bijvoorbeeld de mogelijkheid om te chatten of een agenda te maken. Of een eigen room drive, voor de opslag van bestanden. Vervolgens kun je documenten, foto’s, video’s, Wiki’s, notities of afspraken in de room aanmaken of toevoegen. En je nodigt andere users uit om room-mates te worden. Zij hebben dan toegang tot alles wat in die specifieke room staat.”

“En je kunt een room verder onderverdelen in subrooms met alle voordelen van dien. En dat alles lukt je letterlijk in een halve minuut.”

“Ik word hier wel blij van”, zegt Nas in zijn enthousiasme. “Kijk, door het gemak hoef ik als beheerder ook niet constant alles uitleggen. Comvay360 betekent voor mij en de gebruikers gewoon minder problemen. Daardoor is ook de onboarding van nieuwe medewerkers op onze afdelingen een stuk eenvoudiger en plezieriger geworden, omdat hij of zij op eenvoudige wijze bekend wordt gemaakt met werkprocedures en zelf alles kan opzoeken – zonder zaken na te hoeven vragen.

Het wijst zich gewoon vanzelf. Verder is de intelligente zoekfunctie van het platform een bijzondere functie om te noemen. Heel handig en belangrijk om informatie snel te kunnen vinden als je niet meer weet waar je iets hebt opgeslagen.”

Breder inzetten

Tot slot vroegen we Peter hoe hij naar de toekomst kijkt en welke rol comvay360 daarin kan spelen. “We willen comvay360 in de toekomst nog breder gaan inzetten dan we nu al doen. Meer afdelingen die gebruik maken van rooms bijvoorbeeld. Met name de chat-mogelijkheden en faciliteiten voor video-meeting zijn voor ons heel belangrijk.”

Ontwikkelingen

Nas wil daar nog iets aan toevoegen: “De communicatie tussen medewerkers onderling en klanten of leveranciers en het delen van informatie met elkaar zal voor ons steeds meer centraal komen te staan. Deze ontwikkeling zien we bij ons en bij onze klanten steeds verder toenemen. Er wordt op locatie door ons en door onze klanten steeds meer data gegenereerd. Denk bijvoorbeeld aan video, foto’s en procesinformatie. De uitwisseling van deze informatie tussen mensen is nu meestal decentraal met behulp van losse applicaties op mobiele telefoons, waardoor zaken niet goed geborgd kunnen worden. Daardoor kunnen mensen het niet terugvinden en we kunnen ook niet traceren waar data vandaan komt en waar het naartoe gaat. Comvay360 helpt ons daarbij om de stroom aan informatie te kanaliseren en voor de organisatie eenvoudig vindbaar en doorzoekbaar te maken. Daarmee bedoel ik dus niet zozeer de technische procesinformatie in het kader van Industry 4.0 tussen machines, maar meer de informatie die mensen met elkaar uitwisselen – onafhankelijk van het kanaal. ‘Menscommunicatie 4.0’ zou je kunnen zeggen. Daar is comvay360 perfect voor geschikt.”