Slechte en onveilige communicatie en samenwerking binnen organisaties. Hoe komt dat?

Vroeg of laat hebben we er allemaal wel eens mee te maken: Misverstanden door slechte communicatie. In een privésituatie lost het zich (bijna) altijd na een tijdje weer op. In het bedrijfsleven is dat anders. Het kan een serieus probleem worden en diverse risico’s met zich meebrengen. Sociaal gezien kan het leiden tot misverstanden, conflicten, irritaties en ruzies. Digitaal gezien kan het leiden tot inbreuken op privacy, gegevensdiefstal en reputatieschade. Economisch gezien kan het resulteren in vertragingen, inefficiënties en verlies van concurrentievoordeel. Onderzoekt wijst uit dat ondanks deze gevolgen de interne communicatie en efficiënte samenwerking door directie en management van bedrijven zwaar wordt onderschat.

In de moderne samenleving is communicatie een onmisbaar onderdeel geworden van ons dagelijks leven. We vertrouwen op digitale platforms en technologieën om met anderen te communiceren en samen te werken, zowel op persoonlijk als professioneel gebied. Hoewel deze ontwikkelingen ons op veel manieren hebben geholpen, brengen ze ook nieuwe risico’s met zich mee. Onveilige communicatie en samenwerking kunnen ernstige sociale, digitale en economische gevolgen hebben. In dit blog zullen we deze risico’s toelichten en uiteindelijk een mogelijke oplossing bespreken.

Sociale risico’s

Onveilige communicatie kan leiden tot misverstanden, verwarring en zelfs conflicten tussen individuen en groepen. In een digitale omgeving is het gemakkelijk om de intentie achter een bericht verkeerd te interpreteren, omdat non-verbale signalen vaak ontbreken. Bovendien kan onveilige communicatie bijdragen aan online pesten, intimidatie en de verspreiding van haatzaaiende taal, wat schadelijk is voor individuen en de samenwerking in een organisatie.

Digitale risico’s

Het gebrek aan veiligheid in communicatie en samenwerking in organisaties kan leiden tot inbreuken op de privacy en gegevensdiefstal. Als het management geen beleid handhaaft, kunnen onbeveiligde kanalen en platforms gemakkelijk worden misbruikt en gehackt, waardoor gevoelige informatie zoals persoonlijke gegevens, bedrijfsgeheimen of vertrouwelijke documenten in verkeerde handen kunnen vallen. Vaak gebeurt dit onbewust. Dit kan niet alleen leiden tot financiële verliezen, maar ook tot reputatieschade en verlies van vertrouwen bij klanten en partners.

Economische risico’s

Naast de sociale en digitale risico’s, brengt slechte en onveilige communicatie en samenwerking ook aanzienlijke economische risico’s met zich mee. Het kan leiden tot vertragingen in projecten, inefficiënte workflows en miscommunicatie binnen organisaties. Daarnaast kunnen bedrijfsgeheimen worden blootgesteld aan concurrenten, waardoor ze een oneerlijk voordeel krijgen. Dit kan uiteindelijk leiden tot financieel verlies en verzwakking van de concurrentiepositie van een bedrijf.

Hoe kun je nu deze risico’s beperken en de communicatie en samenwerking verbeteren?

Hoe kun je betrokkenheid en loyaliteit vergroten? Van cruciaal belang is niet alleen de desk-medewerkers, maar ook de niet-bureau gebonden medewerkers (non-desk) hierbij te betrekken.

Niet-bureau gebonden maar wel enorm belangrijk!

Het is een opmerkelijk feit dat gemiddeld 80% van alle medewerkers in een organisatie non-desk-medewerkers zijn. Dit betekent dat als we geen inspanningen leveren om deze groep bij het verbeteren van communicatie en samenwerking te betrekken, we het potentieel van maar liefst 80% van onze medewerkers onbenut laten.

Non-desk-medewerkers, zoals werknemers in de productie, logistiek, buitendienst en service-industrie, spelen een essentiële rol in organisaties. Ze zijn vaak degenen die direct in contact staan met klanten, producten maken of diensten verlenen. Het betrekken van deze medewerkers bij een centraal systeem voor communicatie en samenwerking is van groot belang om ervoor te zorgen dat iedereen in de organisatie effectief kan communiceren en samenwerken.

Door non-desk-medewerkers actief te betrekken, kunnen organisaties ervoor zorgen dat iedereen toegang heeft tot belangrijke informatie, instructies en updates. Dit vermindert de kans op miscommunicatie en vergroot de betrokkenheid van alle medewerkers bij het behalen van organisatiedoelen. Bovendien kunnen non-desk-medewerkers waardevolle inzichten en feedback bieden, aangezien zij vaak direct contact hebben met klanten en de operationele kant van de organisatie.

Het is belangrijk om te erkennen dat het verbeteren van communicatie en samenwerking niet alleen gaat om de efficiëntie van processen, maar ook om het creëren van een inclusieve werkomgeving waarin alle medewerkers zich gehoord en betrokken voelen. Door non-desk-medewerkers te betrekken bij het ontwerp en de implementatie van een centraal systeem voor communicatie en samenwerking, kunnen organisaties een cultuur van samenwerking en openheid bevorderen, waarin elke stem wordt gewaardeerd en elke medewerker de mogelijkheid heeft om bij te dragen aan het succes van de organisatie.

Kortom, het betrekken van non-desk-medewerkers is van cruciaal belang bij het verbeteren van communicatie en samenwerking binnen organisaties. Met 80% van de medewerkers die vaak niet worden betrokken bij digitaliseringsinspanningen, is het essentieel om ervoor te zorgen dat zij ook profiteren van een centraal systeem dat hen in staat stelt om effectief te communiceren, samen te werken en bij te dragen aan het succes van de organisatie. Door een inclusieve aanpak kunnen organisaties het volledige potentieel van hun medewerkers benutten en een sterke basis leggen voor een succesvolle toekomst.

Probleem herkennen

Om maar meteen met de deur in huis te vallen: De oplossing is niet dat het management eens in de maand een nieuwsbericht verspreid. Waarom niet? Drie redenen:

1. Omdat dit alleen een mededeling is. Dat heeft niets met communicatie te maken.
2. Omdat het veel te weinig communicatie is.
3. Omdat het bij voorbaat al zo is dat de mededeling sowieso niet iedereen in de organisatie zal bereiken (non-desk). Als iemand niet weet wat de andere te zeggen heeft is er geen sprake van communicatie.
4. Omdat er niet op kan worden gereageerd. Het is alleen één-richtingsverkeer. De mededeling wordt verzonden maar niemand kan erop reageren. Het feit dat het om een mededeling gaat nodigt al niet uit om een reactie af te geven. Terwijl dat voor een goed communicatie nu juist zo belangrijk is.

Het moet echt anders. Het herkennen van de sociale, digitale en economische risico’s door het management is daarbij een eerste stap in de goede richting. Een tweede stap is om dit te ondersteunen. Door over een meer transparante communicatie en samenwerking na te denken en daardoor meer betrokkenheid en openheid te creëren. Vervolgens faciliteer je op de juiste manier tools en begeleid je de communicatie en samenwerking.

Platformen en deelsystemen

Binnen organisaties worden vaak verschillende platformen gebruikt die beperkte communicatie- en samenwerkingsmogelijkheden bieden. Denk aan boekhoud-pakketten, management-dasboards, salarisverwerking, systemen ter ondersteuning van operationele processen enz. Elk van deze systemen bieden uitstekende ondersteuning op een specifiek onderwerp. Maar tegelijkertijd bieden zij in zeer beperkte maten opties voor communicatie.

Deze deelsystemen leveren geen integrale oplossing voor effectieve communicatie en samenwerking. Door het ontbreken van een centraal systeem dat zowel top-down als onderling (peer-to-peer) communicatie en samenwerking faciliteert, wordt de ontwikkeling van echte synergie en samenwerkingsverbanden binnen organisaties belemmert.

Als een organisatie de sociale, digitale en economische risico’s serieus wil aanpakken en optimale communicatie en samenwerking wil gaan bevorderen dan is het wenselijk om een geïntegreerd en gestructureerd centraal systeem te implementeren. Dit systeem zou een veilige en controleerbare omgeving bieden, waarin alle deelnemers effectief kunnen communiceren en samenwerken. Daarnaast zijn de integratiemogleijkhedne met personeelssystemen en operationele platformen wenzelijk zodta de informatie vanuit één platform aan de medewerker beschikbaar gesteld kan worden. Dat heeft het grote voordeel dat iedereen met maar één mobiele app alle zakelijke informatie en communicatie kan gebruiken.

Met één centraal systeem kunnen organisaties de voordelen van synergie en gedeelde kennis volledig benutten, terwijl ze tegelijkertijd de risico’s van onveilige communicatie en samenwerking minimaliseren.

Conclusie

Door te investeren in een centraal systeem voor communicatie en samenwerking kunnen organisaties een solide basis leggen voor een inclusieve, productieve en veilige werkomgeving, waarin de volledige potentie van communicatie en samenwerking wordt benut om succes te behalen.

We hebben 2020/21 een uitgebreid onderzoek gedaan onder Nederlandse bedrijven over uitdagingen m.b.t. personeel. Eén van de meest voorkomende problemen was (en is nog steeds) het personeelstekort. Dat komt niet alleen door meer werk en daardoor te weinig mogelijkheden om meer mensen aan te nemen. Dat komt ook doordat mensen ontevreden het bedrijf verlaten. Ontevreden omdat ze zich niet gehoord of betrokken voelen. Althans dat blijkt uiteindelijk uit ons onderzoek.

Op basis van dit onderzoek ontstond er een idee om dit probleem op te lossen. Het idee werd een concept en snel een concreet platform als oplossing. Het sociaal netwerk en communicatieplatform comvay360 was geboren. Meer over comvay360 vind je op https://www.comvay360.com.

Heb je naar aanleiding van deze blog vragen? Wil je meer weten over interne communicatie en samenwerking. Of wil je iets toevoegen? Reageer dan in de comments of stuur een bericht per DM.