Microsoft Teams en Sharepoint in het MKB. Vloek of zegen?

In de moderne zakenwereld is Microsoft met haar gamma aan apps en platformen al vele jaren de standaard. Teams en SharePoint hebben daarin een prominente plaats ingenomen als populaire samenwerkings- en contentbeheertools. Maar is deze tech-gigant met zijn (zo lijkt het) eindeloze modules en opties wel de ultieme oplossing voor het MKB? En zijn er wel alternatieven? We deden een onderzoek. Hoewel Teams en Sharepoint zeker voordelen bieden, is het ook belangrijk om aandacht te besteden aan de beperkingen die gepaard gaan met hun gebruik. Zijn het de perfecte oplossingen voor elke organisatie ongeacht de branche en de omvang?

In de moderne zakenwereld is Microsoft met haar gamma aan apps en platformen al vele jaren de quasi standaard. Teams en SharePoint hebben daarin een prominente plaats ingenomen als populaire samenwerkings- en contentbeheertools.
Door de COVID-19 pandemie en de daarmee veranderende samenleving was er grote behoefte voor tools om ook op afstand te kunnen blijven communiceren en samen te werken. Het door Microsoft in 2007 gekochte Group chat app MindAlign vormde de basis voor wat we vandaag de dag kennen als Microsoft Teams. Teams is – naast chat en videomeeting, eigentlijk een samenvoeging van een aantal andere applicaties binnen de Microsoft familie. De agenda van teams bijvoorbeeld is in feite de Outlook agenda. Sharepoint, oorspronkelijk bedoeld als oplossing om websites te kunnen bouwen, staat inmiddels bekend als oplossing voor het ontwikkelen van uitgebreide online omgevingen zoals bijv. een Intranet met bestandsopslag, agenda, nieuws enz.
Een groot voordeel is de synergie met andere Microsoftoplossingen. De office apps bijvoorbeeld kunnen naadloos worden geïntegreerd in Sharepoint en Teams.
Hoewel deze oplossingen dus zeker voordelen bieden, is het ook belangrijk om aandacht te besteden aan de nadelen die gepaard gaan met hun gebruik.

Implementatie

Het implementeren van Microsoft Teams en SharePoint is een langdurig proces dat veel tijd en middelen vergt. Het vereist een grondige planning, ontwerp en configuratie om aan de specifieke behoeften van een organisatie te voldoen. Zo heeft bijvoorbeeld in Teams als basisconfiguratie elke gebruiker alle rechten wat natuurlijk een groot veiligheidsrisico met zich meebrengt. Het inregelen van de permissies en rechten is dus een belangrijk onderdeel van een implementatietrajcet en vraagt veel aandacht. Er zijn meer onderdelen die nodig zijn om een Teams en Sharepointomgeving in een organisatie te implementeren. Voor MKB bedrijven is het implementeren meestal niet te doen. De expertise, de tijd en de ervaing ontbreekt. Vaak moeten daarom externe IT-experts worden ingehuurd om deze implementaties uit te voeren, wat de kosten – naast de product licenties – verder verhoogt. Bovendien kunnen tijdens het implementatieproces technische problemen en compatibiliteitskwesties ontstaan wat leidt tot extra vertragingen en meerwerk.

Teams is weliswaar een kant-en-klaar product, maar het moet wel vooraf geconfigureerd worden op de behoeftes van de organisatie. Bij Sharepoint komt er nog een ander aspect bij kijken. Sharepoint zelf is namelijk alleen een ‘toolbox’, een gereedschapskist, waarmee iemand die met het gereedschap kundig kan omgaan iets kan ontwikkelen. Die kennis en kunde ontbreekt bij MKB bedrijven. Daarom wordt dit uitbesteed aan externe ICT-bedrijven die daarop gespecialiseerd zijn. Dus als je een Intranet of documentenmanagement of knowledge base wilt hebben, dan moet dat eerst iemand ontwikkelen.

Complexiteit

Microsoft Teams en SharePoint zijn uitgebreide platforms met een breed scala aan functies en mogelijkheden. Dit kan echter ook leiden tot een hoge mate van complexiteit. Het opzetten en configureren van Teams en SharePoint vereist gedetailleerde technische kennis en begrip van de achterliggende infrastructuur. Voor niet-technische gebruikers is het beheren en aanpassen van deze systemen een ontmoedigende taak. De leercurve kan steil zijn, wat resulteert in vertragingen en frustratie bij het implementeren van gewenste wijzigingen. Wat ook speelt is dat door de veelzijdigheid menig IT-afdeling juist voor een oplossing zoals Sharepoint kiest. Het biedt de IT-expert binnen een organisatie alle mogelijkheden om letterlijk alles ermee te kunnen bouwen (Boys with toys syndroom). Dat kan ook nadelig zijn omdat er op een gegeven moment de verhouding zoek is tussen nieuw ontwikkelen en wat levert het de organisatie uiteindelijk op.

Mobile first…of toch niet?

Een ander nadelen van Microsoft Teams en Sharepoint is het gebruik ervan in een omgeving waar medewerkers voornamelijk werken met smartphones en geen toegang hebben tot een desktopcomputer. Hoewel Teams ook als mobiele app beschikbaar is, is de functionaliteit beperkter dan de desktopversie. Omdat de app een kopie is van de desktopversie en er dus niet nagedacht is over de interactie en beperkte bediening op een kleiner scherm kan het moeilijk zijn om met de app te werken. Dit kan problematisch zijn voor organisaties met een groot aantal non-desk medewerkers, zoals buitendienstmedewerkers of medewerkers in productieomgevingen, die afhankelijk zijn van efficiënte communicatie en samenwerking.

Sharepoint biedt ook een eigen mobiele app aan. Je hebt dan dus al 2 aparte apps op je smartphone staan. Hoe meer apps, hoe lastiger het is het overzicht te houden. In welke app is nu ook alweer een bepaald bestand met je gedeeld? Of waar is nu dit ene bericht van de collega? Cloudoplossingen zijn bedoeld om processen te ondersteunen, flexibeler en efficiënter te maken. Complexiteit en ongestructureerde opslag van data zullen daar weinig aan bijdragen.

Wat we zien is dat non-desk-medewerkers, afhankelijk van functie en kennisniveau,  vaak minder affiniteit met het gebruik van cloudoplossingen en mobiele apps hebben. Zij zijn gebaat bij oplossing waarbij alle nodige informatie en communicatie op een gebruiksvriendelijke manier binnen één app beschikbaar wordt gesteld. Microsoft lukt het alsmaar niet, om op de juiste manier op deze behoefte in te spelen. Het eco-systeem van de techgigant is dermate groot en onoverzichtelijk geworden dat daar op korte of middellange termijn geen oplossing te verwachten valt. Daarnaast is de investering in speciale non-desk-licenties van Microsoft bijzonder kostbaar. De tarieven staan niet in verhouding tot het voordeel (betere bereikbaarheid van deze groep medewerkers). Dat is de reden waarom de meeste mkb-bedrijven geen communicatieoplossing voor non-desk-medewerkers aanbieden. Wel voor alle andere medewerkers. En daar maken zij dan weer wél gebruik van de Microsoft-wereld. Vaak omdat hun klanten en leveranciers dit ook gebruiken. “Als iedereen het gebruikt zal het wel goed zijn”, is vaak de gedachte die vooraf gaat aan de keuze voor de communicatieoplossingen van Microsoft.

Bestandsbeheer

Een ander nadeel van SharePoint is dat het beheer van bestanden alleen beperk mogelijk is. Dat kan worden opgelost met – wederom – een Microsoft Oplossing genaamd OneDrive. Onedrive is eigenlijk bedoeld als persoonlijke opslag voor elke gebruiker. Daarom heeft ook elke gebruiker een eigen OneDrive. OneDrive is een soort laadblok onder je bureau. Je kunt daar al dan niet tijdelijk eigen bestanden opslaan. Voor iets wat langer opgeslagen dient te worden heb je een ander oplossing nodig. Met OneDrive is het weliswaar mogelijk, bestanden op te slaan maar het delen daarvan en het controleren en beheren is in principe onmogelijk omdat iedereen een eigen opslag heeft en geen collectieve opslag.

Vaak wordt dan gebruik gemaakt van de bekende oplossingen voor cloudopslag zoals Dropbox, GoogleDrive of Box. Deze oplossingen zijn als collectieve oplsagmedium precies daarvoor bedoeld en beschikken dan ook over de nodige functionaliteit voor bestandsbeheer. Zoekfuncties, filteren van bestanden of structureren door middel van een mappenstructuur behoren allemaal tot de mogelijkheden. Nadeel is dat er geen volledige integratie tussen deze systemen en de Microsoftwereld bestaat. Er zijn wel koppelingen maar die dekken niet alle functionaliteit af. Daarnaast zal het toevoegen van nog een extra app aan de mix een complexe gebruikerservaring creëren. Gebruikers moeten schakelen tussen verschillende applicaties en mogelijk wennen aan de specifieke interface en functionaliteit van de bestandsbeheer-apps. Dit kan leiden tot verwarring en een verhoogde leercurve voor medewerkers die al gewend zijn aan andere bestandsbeheersystemen.

Het hebben van meerdere apps kan ook de samenwerking bemoeilijken, aangezien het delen en bewerken van bestanden mogelijk verschillende stappen en workflows vereist. Het kan leiden tot inefficiënties en vertragingen in het werkproces, vooral wanneer gebruikers niet bekend zijn met de complexiteit van de verschillende apps.

Notificaties

Een ander nadeel van SharePoint, met name voor organisaties die intranetsites gebruiken, is het ontbreken van push-notificaties. In plaats van dat medewerkers automatisch op de hoogte worden gebracht van nieuwe berichten of updates, moeten ze handmatig inloggen op het intranet om te controleren op nieuws. Dit pull-gebaseerde communicatiemodel is niet meer van deze tijd, waarbij mensen gewend zijn geraakt aan real-time meldingen en push-notificaties op hun apparaten. Het gebrek aan push-notificaties kan leiden tot verminderde betrokkenheid en efficiëntie, omdat medewerkers mogelijk belangrijke informatie missen of vertraging oplopen bij het reageren op updates.

Onderhoud en beheer

Na de implementatie moeten Microsoft Teams en SharePoint regelmatig worden onderhouden en bijgewerkt om optimale prestaties te garanderen en beveiligingsrisico’s te minimaliseren. Dit onderhoud kan ook complex en tijdrovend zijn, vooral als het gaat om grotere implementaties met aangepaste configuraties. Het bijhouden van de nieuwste versies, het installeren van patches en het oplossen van eventuele compatibiliteitsproblemen kan een uitdaging vormen, vooral voor organisaties zonder specifieke IT-afdelingen.

Kosten

Microsoft Teams en SharePoint zijn krachtige tools, maar het effectief benutten van hun volledige potentieel vereist vaak specifieke IT-expertise. Organisaties moeten doorgaans externe consultants of gespecialiseerde IT-professionals inhuren om de implementatie en het onderhoud van met name SharePoint te begeleiden. Dit brengt aanzienlijke kosten met zich mee, zowel voor het inhuren van deze experts als voor doorlopende ondersteuning en eventuele toekomstige aanpassingen. Kleinere bedrijven of organisaties met beperkte budgetten kunnen deze extra kosten als een belemmering ervaren. En ook al beschikt een mkb-bedrijf over eigen expertise, het betekend niet dat het daarom voordeliger is. Ook eigen medewerkers zullen tijd (=geld) kwijt zijn om een Teams- en Sharepointomgeving te bouwen en te onderhouden. Hoe dan ook, het zal altijd kostbaar zijn.

Conclusie

Elk systeem of platform heeft zijn voor- en nadelen. Als een van de grootste speler in de markt van cloud systemen lijkt een nadeel veel groter te zijn dan de vele voordelen. Het is dan ook belangrijk op te merken dat hoewel deze nadelen bestaan, Microsoft Teams en SharePoint nog steeds waardevolle hulpmiddelen kunnen zijn voor organisaties, vooral wanneer ze goed worden geïmplementeerd en beheerd.

Het is essentieel voor organisaties om de complexiteit en implementatie-uitdagingen te begrijpen en mogelijke oplossingen te overwegen, zoals het bieden van training en ondersteuning aan medewerkers, het plannen van een gedegen implementatiestrategie en het waar mogelijk vereenvoudigen van processen.

Door deze nadelen aan te pakken, kunnen organisaties profiteren van de vele voordelen die Microsoft Teams en SharePoint bieden op het gebied van samenwerking, communicatie en kennisbeheer. Voor organisaties die over een groot aantal medewerkers verdeelt over verschillende landen en continenten met elkaar moeten communiceren en samenwerken is het Microsoft universum een perfecte oplossing. De nadelen zijn er maar wel controleerbaar.

Hoe zit dat met kleine en middelgrote bedrijven? Vaak wordt uit onkennis ‘blind’ gekozen voor Microsoft als structurele oplossing in een organisatie. Voor de Office applicaties is dat wel te begrijpen. Pas als men kiest voor steeds meer Microsoft oplossingen en de organisatie de complexiteit heeft moeten accepteren, komt de inzicht dat de keuze té kostbaar en té complex was voor het bedrijf. Het omschakelen naar alternatieven durft men niet aan en dus accepteerd men de kostbare nadelen.

TIP!!
Zet een werkgroep digitalisering op waarin naast ICT en applicatiebeheer ook directie, finance en operations zitting in nemen.
Op die manier maak je meer rationele keuzes in plaats van enkel het advies van ICT op te volgen waardoor alleen de technische kant van een oplossing als aspect wordt meegenomen en niet of het past bij de strategie, organisatie, de mensen, de doelstelling en of de kosten in relatie staan tot de voordelen. Op die manier voorkom je onnodige complexe keuzes en kosten met alle gevolgen van dien.

Voor veel bedrijven zal de conclusie zijn, dat Microsoft met haar mogelijkheden voor de meeste processen in een bedrijf overkill is. Ze zijn helemaal niet nodig en leveren zelfs nadelen op omdat ze té complex en te duur zijn. Met name ook de forse prijsverhogingen die Microsoft wereldwijd heeft toegepast zullen gevolgen hebben. Het betekent overigens niet dat een bedrijf volledig moet afzien van Microsoft. Het betekend dat je je als organisatie kunt afvragen of je daadwerkelijk elk proces persé met Microsoft moet oplossen. Er zijn ook zeker serieuze alternatieven.

Alternatieven?

Men is al snel bang voor alternatieven. Ze werken anders, houden een andere filosofie erop na en zijn ook minder bekend. Menig een weet niet dat het anders werken juist makkelijker is. Meestal zijn deze platformen snel te implementeren, aanzienlijk eenvoudiger in gebruik en makkelijker te beheren. En dat alles ook nog voor een fractie van de kosten van Microsoft. Om het risico te verlagen zou een organisatie op kleine schaal andere systemen kunnen uitproberen. Bijvoorbeeld op afdelingsniveau. Sta open voor alternatieven. Ooit was Microsoft ook onbekend en niemand wist ermee te werken…

In Duitsland maakt bijvoorbeeld de overheid steeds vaker gebruik van alternatieve oplossingen. Oplossingen die makkelijker te implementeren zijn, minder kosten en veel gebruiksvriendelijker zijn dan Microsoft. De alternatieven zijn ook even veilig als Microsoft.

De voorgenoemde beperkingen en nadelen van Microsoft-oplossingen kwam naar voren in een onderzoek dat we 2021 onder een aantal mkb-organisaties in Nederland hebben gehouden.

Het verbaaste ons. We hebben vervolgens een alternatief ontwikkeld dat zich op het vlak van communicatie en smaenwerking zeker kan meten met Microsoft en Google. Comvay360 is een hybride oplossing omdat het volledig zelfstandig kan werken maar ook prima in een bestaande Microsoft-omgeving geïntegreerd kan worden. Daardoor heeft elke organisatie die van Microsoft gebruikt maakt de mogelijkheid om stapsgewijs bepaalde functionaliteit over te zetten van het ene platform naar het andere.

Comvay360 biedt – kort gezegd – alle functionaliteit die ook Microsoft Teams en Sharepoint biedt. De gebruikerservaring is echter aanzienlijk eenvoudig waardoor elke gebruiker moeiteloos binnen 30 min in staat is met het platform te werken. Het implementatietraject is vrij kort. Indien gewenst kan alles binnen 1 dag geleverd worden. Het platform is dan direct operationeel. Er is nauwelijks beheer. Het is goed om één iemand in de organisatie project-owner te maken zodat inhoudelijke zaken met betrekking tot gebruikers, rechten en permissies centraal geregeld worden en er in het bedrijf een aanspreekpunt is voor vragen.

Comvay360 is vooral onderscheidend in het bereiken van Non-Desk-medewerkers. Heeft een organisatie veel Non-desk-medewerkers, wellicht zelfs met verschillende culturele achtergronden en kennis en denkniveaus. Dan is comvay360 een perfecte oplossing

Meer weten: kijk dan op https://www.comvay360.com

Heb je naar aanleiding van deze blog vragen? Wil je meer weten over interne communicatie en samenwerking. Of wil je iets toevoegen? Reageer dan in de comments of stuur een bericht per DM.